Preskočiť na obsah stránky

Výskumná agentúra

Dnes je friday, 17.11.2017

Hlavná stránka  Operačný program Vzdelávanie  FAQ - často kladené otázky prijímateľov  1.1, 3.1, 3.2, 4.1  Žiadosti o platbu  
 

Žiadosti o platbu

1. Kedy je možné poslať Žiadosť o zálohovú platbu?

V zmysle aktuálne platného Systému finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007-2013 a v zmysle čl. 16 Prílohy č. 1 Všeobecných zmluvných podmienok k Zmluve o poskytnutí nenávratného finančného príspevku Prijímateľ po začatí realizácie aktivít projektu predkladá Poskytovateľovi Žiadosť o platbu - poskytnutie zálohovej platby maximálne do výšky 50% oprávnených výdavkov z prvých 12 mesiacov realizácie rozpočtu projektu z prostriedkov zodpovedajúcich podielu prostriedkov EÚ a štátneho rozpočtu SR na spolufinancovanie. Z uvedeného vyplýva, že Prijímateľ predkladá Žiadosť o platbu - poskytnutie zálohovej platby až po začatí realizácie aktivít projektu.

2. Ako máme postupovať po prijatí zálohovej platby na príjmový účet školy?

V prípade, že ste rozpočtová organizácia v zriaďovateľskej pôsobnosti obce / VÚC alebo príspevková organizácia, ktorá požaduje príspevok na spolufinancovanie projektu od zriaďovateľa, ste povinný od prijatia zálohovej platby na príjmový účet do 5 kalendárnych dní zaslať celú výšku zálohovej platby na účet zriaďovateľa, ktorý ju následne prevedie na Váš výdavkový účet (Systém finančného riadenia štrukturálnych fondov a kohézneho fondu na programové obdobie 2007 – 2013, verzia 5.2, kapitola 4.7 Systém účtov).

3. Dokedy je potrebné zúčtovať poskytnutú zálohovú platbu (predložiť Žiadosť o zúčtovanie zálohovej platby)?

Za deň zúčtovania zo strany Prijímateľa sa považuje deň zaslania (dátum poštovej pečiatky) Žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby ASFEU. V zmysle Špecifických podmienok Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, pokiaľ sa jedná o zúčtovanie zálohovej platby, je Prijímateľ povinný podávať žiadosti o platbu priebežne jedenkrát za dva kalendárne mesiace, vždy najneskôr do 15. dňa v mesiaci nasledujúcom po mesiaci, v ktorom zahrnie výdavky do Žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby (ak v Zmluve o poskytnutí nenávratného finančného príspevku nie je uvedené inak). Najneskôr do 6 mesiacov od pripísania prostriedkov zálohovej platby na účet Prijímateľa, resp. aktivácie rozpočtového opatrenia, je Prijímateľ povinný zúčtovať minimálne 50% z poskytnutej zálohovej platby.

4. Ako si mám vysvetliť Usmernenie č. 3 pre Prijímateľov k predkladaniu žiadostí o platbu? Ako mám postupovať v prípade, že sa mi blíži termín na splnenie podmienky zúčtovania 50% poskytnutej zálohovej platby a podľa Usmernenia č. 3 už nemôžem predložiť ďalšiu žiadosť o platbu, nakoľko som poslednú predložil minulý mesiac?

Cieľom tohto usmernenia je urýchlenie a zefektívnenie procesu administrácie i kontroly žiadostí o zúčtovanie zálohovej platby predkladaním jednej žiadosti o platbu na vyššiu sumu namiesto viacerých žiadostí o platbu na nižšie sumy za obdobie dvoch mesiacov. V prípade potreby alebo vzniku špecifických situácií sa bude ku každému projektu pristupovať individuálne. To znamená, že Prijímateľ môže v prípade predkladania mimoriadnej žiadosti o platbu (zúčtovanie minimálne 50 % zálohovej platby) predložiť žiadosť o platbu aj v kratšom termíne ako raz za dva mesiace.

5. Musí byť zálohová platba rozpísaná na všetky aktivity, resp. môže sa na jednu aktivitu čerpať výška ročného rozpočtu na aktivitu pri neprekročení zálohy s tým, že ostatné aktivity by sa krátili resp. čerpali až pri ďalšej zálohovej platbe?

Pri použití finančných prostriedkov z poskytnutej zálohovej platby je potrebné dodržiavať časový harmonogram aktivít projektu.

6. V akom termíne je potrebné zaslať kompletnú dokumentáciu o vyplatených mzdách interných pracovníkov zapojených do projektu?

Kompletnú dokumentáciu o vyplatených mzdách interných pracovníkov zapojených do projektu je potrebné zaslať v prvom zúčtovaní zálohovej platby. Postupovať je potrebné v zmysle Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, článok 5, ods. 5.2 písm. b): „V prípade, že sa jedná o zúčtovanie zálohovej platby, je Prijímateľ povinný podávať Žiadosti o platbu priebežne jedenkrát za dva kalendárne mesiace, vždy najneskôr do 15. dňa v mesiaci nasledujúcom po mesiaci, v ktorom zahrnie výdavky do žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby.“ (Ak v Zmluve o poskytnutí nenávratného finančného príspevku nie je uvedené inak.)

7. Z akého dôvodu boli finančné prostriedky, ktoré boli poukázané na náš účet v požadovanej výške, rozdelené v dvoch položkách?

Nenávratný finančný príspevok sa skladá zo zdrojov EÚ a zo zdrojov štátneho rozpočtu. To znamená, že aj zálohová platba je Prijímateľovi poskytovaná v tomto zložení.

8. Je potrebné v rámci predkladania Žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby predložiť aj pôvodnú výplatnú pásku so štruktúrou mzdy, z ktorej sme počítali oprávnenú mzdu alebo stačí priložiť pomocnú tabuľku, v ktorej zobrazíme spôsob a výšku výpočtu?

V rámci predkladania Žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby Prijímateľ predloží výplatnú pásku, na základe ktorej sa skutočne vyplatila zamestnancovi mzda a spôsob výpočtu oprávnenej mzdy.

9. Je potrebné pri predkladaní dokumentácie k zúčtovaniu zálohovej platby doložiť účtovné doklady a účtovné záznamy na každej strane podpísané štatutárnym orgánom Prijímateľa a opečiatkované?

V prípade originálu dokladu tento nemusí byť overený štatutárnym orgánom Prijímateľa.
V prípade, ak Prijímateľ predkladá kópie dokladov, tieto musia byt opečiatkované a podpísané štatutárnym orgánom Prijímateľa (alebo ním poverenou osobou). Takto vyhotovenou kópiou sa rozumie overená kópia dokumentu. Ak Prijímateľ nemá pečiatku, je postačujúce, ak kópia podpornej dokumentácie (vrátane účtovných dokladov) je overená podpisom štatutárneho orgánu (alebo ním poverenou osobou) Prijímateľa. Dokumentáciu ako aj účtovné doklady nie je možné overovať faxmile podpisom - vždy musí isť o vlastnoručný podpis zodpovednej osoby. Overuje sa každá strana dokumentu (účtovného dokladu, účtovného záznamu, podpornej dokumentácie).

10. V aktivite máme rozpočtované aj stravné pre frekventantov (pedagogickí zamestnanci školy), ktorým na základe cestovného príkazu vyplácame diéty. Na čerpanie stravného vám budeme predkladať za každého frekventanta cestovný príkaz, návratku (príloha č. 9) a prezenčné listiny (príloha č. 8a). Je potrebné vyhotoviť kópie prezenčných listín ku každému cestovnému príkazu (12 frekventantov, 10 školení = 120 prezenčných listín) alebo stačí za celú skupinu jedna prezenčná listina na jedno školenie (12 frekventantov, 10 školení = 10 prezenčných listín)?

Je postačujúce, aby Prijímateľ predložil 1 kópiu prezenčnej listiny za celú skupinu, pričom na kópii musí byť pečiatka „súhlasí s originálom“ a podpis štatutárneho orgánu Prijímateľa. Na prevzatie stravného je možné vyhotoviť aj samostatnú prezenčnú listinu (príloha 8a aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie).

11. Je potrebné do Zoznamu deklarovaných výdavkov rozdeliť faktúru podľa položiek rozpočtu? Napríklad jedna faktúra na počítače, dataprojektor atď. Má byť každá z položiek v Zozname deklarovaných výdavkov uvedená v samostatnom riadku?

Áno, faktúru je potrebné do Zoznamu deklarovaných výdavkov rozdeliť podľa položiek rozpočtu projektu (prílohy Rozpočet projektu Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku).

12. Je možné v rámci dvojmesačného obdobia (dvojmesačnej periodicity) predkladať Žiadosť o platbu - zúčtovanie zálohovej platby striedavo so Žiadosťou o platbu - priebežná platba?

Prijímateľ môže v rámci dvoch mesiacov predložiť súčasne aj Žiadosť o platbu - zúčtovanie zálohovej platby, ako aj Žiadosť o platbu - priebežná platba. Pri Žiadosti o platbu - priebežná platba však musí dodržať minimálny limit na predloženie priebežnej platby uvedený v Zmluve o poskytnutí nenávratného finančného príspevku. V prípade, ak Prijímateľ splnil podmienky na poskytnutie ďalšej zálohovej platby, môže súčasne so zúčtovaním zálohovej platby predložiť aj Žiadosť o platbu - poskytnutie zálohovej platby.

13. Ako je potrebné postupovať pri predkladaní žiadosti o platbu v prípade systému kombinácie platieb (zálohová platba a refundácia)?

 1. úhrada výdavkov zo zálohovej platby (systém zálohových platieb) alebo vlastných zdrojov (systém refundácie);

 2. zúčtovanie uhradených výdavkov podaním žiadosti o platbu (zúčtovanie zálohovej platby alebo priebežná platba);

 3. Prijímateľ predkladá žiadosti o platbu oddelene v závislosti od systému platieb, ktorý využil (zálohová platba a refundácia);

 4. Prijímateľ výdavky v žiadosti o platbu nemôže kombinovať;

 5. v prípade využitia systému zálohových platieb je Prijímateľ povinný zúčtovať 50% poskytnutej zálohovej platby najneskôr do 6 mesiacov pripísania finančných prostriedkov na účet, resp. od aktivovania rozpočtového opatrenia.

14. Zajtra mám termín na zúčtovanie 50% z poskytnutej zálohovej platby. Môžem do Žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby zahrnúť aj výdavky uhradené v priebehu zajtrajšieho dňa?

Áno. Prijímateľ môže do Žiadosti o platbu - zúčtovanie zálohovej platby predložiť aj výdavky v deň, kedy má povinnosť zúčtovať 50 % zálohovej platby, avšak musí danú žiadosť o platbu najneskôr v ten deň odoslať prostredníctvom verejného portálu ITMS a zároveň vytlačenú, štatutárnym orgánom podpísanú Žiadosť o platbu - zúčtovanie zálohovej platby odoslať spolu s podpornou dokumentáciou poštovou prepravou na ASFEU. V tomto prípade je rozhodujúci ako dátum importovania žiadosti o platbu prostredníctvom verejného portálu ITMS, tak aj dátum podania na pošte. Prijímateľovi vyplýva zo Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku povinnosť zúčtovávať poskytnutú zálohovú platbu priebežne, preto ASFEU odporúča Prijímateľom, aby si svoju povinnosť zúčtovania 50% zálohovej platby nenechávali na poslednú chvíľu.

15. Ako je potrebné vykazovať činnosti externých dodávateľov?

V prípade vykazovania činností personálnych výdavkov externých (dodávky služieb t. j. zmluvné vzťahy na základe napr. Obchodného zákonníka, Občianskeho zákonníka - zmluvné vzťahy mimo pracovnoprávnych vzťahov, služobných pomerov), postupuje Prijímateľ v zmysle aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie.

Prijímateľ predkladá najmä:

 - písomná dokumentácia k verejnému obstarávaniu (ak relevantné v zmysle Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku alebo aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie),

 - spôsob výpočtu oprávnenej výšky výdavku (ak relevantné),

 - písomná zmluva v súlade s platným všeobecne záväzným právnym predpisom,

 - faktúra (ak relevantné),

 - preberací protokol (pracovné výkazy - prílohy č. 4a-b a 5 Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie) o vykonaní príslušných aktivít, prác,

 - prezenčné listiny, harmonogram,

 - bankový výpis (originál alebo overená kópia), resp. výdavkový pokladničný doklad (originál alebo overená kópia) dokumentujúci reálnu úhradu atď.

Zároveň je dôležité, aby bol zoznam osôb zabezpečujúcich externú dodávku uvedený v personálnej matici. Uvádza sa menný zoznam osôb podieľajúcich sa na projekte, a to aj v prípade, že sa jedná o firmu. V personálnej matici bude uvedené meno konkrétnej osoby/názov firmy. Osoba sa chápe ako fyzická osoba.

16. V prípade, že činnosti na projekte vykonáva aj riaditeľ školy, kto je oprávnený podpísať jeho pracovný výkaz? Môže si ho podpísať sám?

Pracovný výkaz štatutárneho orgánu prijímateľa (riaditeľ školy) je oprávnený podpísať zriaďovateľ školy (napr. obec, VÚC) alebo internou smernicou stanovená splnomocnená osoba. Internú smernicu je potrebné predložiť spolu s podpornou dokumentáciou k prvej žiadosti o platbu, v ktorej si riaditeľ vykazuje činnosť na projekte.

17. Aký typ formulára pracovného výkazu vypĺňať pre projekt? V projekte budeme mať dva typy pracovnoprávnych vzťahov. V prvom prípade pôjde o zamestnancov na trvalý pracovný pomer, ktorí budú v rámci tohto pracovného pomeru pracovať aj na projekte (formou nadčasov alebo príplatkov). V druhom prípade ide opäť o našich zamestnancov na trvalý pracovný pomer, pričom však budú vykonávať pre projekt odbornú činnosť (príprava odborných vzdelávacích materiálov), a teda bude s nimi uzavretá na túto činnosť Dohoda o vykonaní práce?

V zmysle aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie, kapitoly 7, časti 7.4 Prijímateľ predkladá ASFEU pri personálnych výdavkoch interných (pracovnoprávne vzťahy – pracovný pomer, dohody o prácach vykonaných mimo pracovného pomeru) pracovné výkazy, ktoré sú prílohou č. 4a „Pracovný výkaz“ a č. 5 „Kumulatívny mesačný výkaz práce“ aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie. Z uvedeného vyplýva, že Prijímateľ vyplní oba formuláre.

18. Je potrebné, aby Kumulatívny mesačný výkaz práce (Príloha č. 5 aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie) vyplnili všetky osoby zapojené do projektu alebo len tie, ktoré majú v rámci projektu viac funkcií? Vypĺňajú sa do nej aj činnosti vykonávané v rámci hlavného pracovného pomeru (práca pedagogického zamestnanca, účtovníka atď.)?

Prílohu č. 5 „Kumulatívny mesačný výkaz práce“ aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie vypĺňa každá osoba zapojená do projektu a je potrebné v nej vyplniť všetky činnosti, teda činnosti vykonávané v rámci projektu aj činnosti vykonávané v rámci hlavného pracovného pomeru. Ak je osoba v pracovnom pomere a časť jej mzdy sa refunduje zo štrukturálnych fondov EÚ, uvedie odpracovaný čas napríklad nasledovne – "Iná činnosť (mimo ŠF EÚ) 1" - 4,0 hodiny a "Pracovná pozícia ŠF EÚ 1" - 3,5 hodiny. Spolu osoba odpracovala 7,5 hodín. Bližšie informácie o vypĺňaní nájde Prijímateľ v Prílohe č. 5 „Kumulatívny mesačný výkaz práce“ aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie, v pokynoch na vyplnenie.

19. Aký časový údaj vypĺňať v stĺpci „od – do“ v prílohe 4a formulára Pracovného výkazu?

Pri vyplňovaní časového údaju v Pracovnom výkaze (príloha č. 4a aktuálne platnej Príručky pre prijímateľa NFP, operačný program Vzdelávanie) v stĺpci „čas vykonania prác“ sa uvedie časový úsek, v ktorom daná osoba vykonávala uvedenú činnosť na projekte, napr. 8:00 – 10:00 hod.

20. Je Prijímateľ povinný predkladať v rámci podpornej dokumentácie k žiadosti o platbu aj informáciu o prebiehajúcich školských prázdninách?

ASFEU odporúča Prijímateľom predkladať oznámenie o prebiehajúcich prázdninách, aby sa predišlo kráteniu výdavkov z dôvodu prekrývania hodín s rozvrhom zamestnancov. Taktiež odporúčame informovať o iných akciách, ktoré narušujú rozvrh hodín (napr. akademický týždeň, plavecký výcvik, lyžiarsky výcvik, atď.)

21. V prípade, že zamestnanec pracujúci na projekte na rozšírenie pracovnej zmluvy čerpá dovolenku, je potrebné zdokladovať v rámci podpornej dokumentácie aj dovolenkový lístok?

Ak zamestnanec pracuje na projekte iba určitý pracovný čas, t.j. celkový pracovný čas zamestnanca je rozdelený na aktivity pre projekt a aktivity mimo projektu, nie je činnosť vykonávaná v čase dovolenky oprávnená. Ďalej platí, že zamestnanec, ktorý čerpá dovolenku, je povinný túto skutočnosť zaznamenať v Kumulatívnom mesačnom výkaze práce a to v súlade s výplatnou páskou. Z uvedeného vyplýva, že nie je potrebné predkladať dovolenkový lístok ako podpornú dokumentáciu žiadosti o platbu.

Hore

 
Začiatok stránky
 
Začiatok stránky Začiatok stránky