Žiadateľ o NFP by mal svoju pozornosť pred podaním žiadosti o NFP sústrediť predovšetkým na:

- obsah základných dokumentov,

- oboznámenie sa s podmienkami zadefinovanými vo výzve,

- prácu s verejným portálom ITMS.

Vo výzve budú zadefinované prílohy k žiadosti o NFP, ktoré je možné od žiadateľa dodatočne vyžiadať, prípadne doplniť , ak ich zabudne k žiadosti o NFP priložiť. Je však potrebné zdôrazniť, že vyžiadaním doplnenia príloh sa celý schvaľovací proces zbytočne predlžuje.

· Dokumenty

Odporúčame žiadateľovi, aby sa pred podaním žiadosti o NFP oboznámil, v nadväznosti na zameranie predkladaného projektu, s operačným programom Vzdelávanie, Programovým manuálom k operačnému programu Vzdelávanie, metodickými predpismi a ďalšími informačnými materiálmi. Uvedené dokumenty umožnia potenciálnemu žiadateľovi o NFP z ESF pochopiť ciele a priority týchto dokumentov, a tým mu zjednodušia vypracovanie projektu a oboznámia ho s procesom implementácie, oprávnenými aktivitami, ako aj výdavkami.

· Často kladené otázky (FAQ)

Žiadateľovi sa tiež odporúča pravidelne sledovať webové sídlo www.asfeu.sk , nakoľko tu budú počas vyhlásenia výzvy priebežne zverejňované odpovede k najčastejšie kladeným otázkam.

· Oprávnenosť žiadateľa, predpokladaných aktivít a výdavkov

Žiadateľ sa prostredníctvom vyhlásenej výzvy oboznámi s jej konkrétnym zameraním a podmienkami, na základe ktorých predkladá žiadosť o NFP. Výzva obsahuje základné informácie, ktoré jednoznačne definujú začlenenie výzvy do programovej štruktúry, objem finančných prostriedkov, dátum zverejnenia a ukončenia výzvy a pod. Je potrebné zo strany žiadateľa podrobne si preštudovať jednotlivé kritéria výzvy tak, aby ich žiadateľ splnil. Žiadosti o NFP, ktoré nespĺňajú minimálne jedno kritérium oprávnenosti alebo úplnosti, budú z ďalšieho procesu vyradené.

Aktivity:

Operačný program je rozčlenený do prioritných osí, ktoré prispievajú k naplneniu stratégie Národného strategického referenčného rámca. Prioritné osi sú rozpracované do opatrení, ktoré prostredníctvom rámcových aktivít identifikujú kľúčové disparity a faktory rozvoja podľa tematickej a územnej koncentrácie. Žiadateľ o NFP by si mal pred zostavením projektu starostlivo preštudovať skupiny oprávnených aktivít, ktoré presne špecifikujú oblasť podpory.

Výdavky:

Z hľadiska oprávnenosti výdavkov sú oprávnené len tie výdavky projektov, ktoré spadajú do vymedzeného obdobia oprávnenosti výdavkov a môžu byť spolufinancované zo štrukturálnych fondov. Dodržanie pravidiel oprávnenosti výdavkov je základným predpokladom pre bezproblémové čerpanie finančných prostriedkov.

· Prístup do verejného portálu ITMS

Informačno-technologický monitorovací systém (ďalej len „ITMS“) je centrálny informačný systém, ktorý prostredníctvom verejnej časti ITMS (ďalej aj „portál ITMS“) zabezpečuje komunikáciu so žiadateľom/prijímateľom.

Verejná časť ITMS je prístupná prostredníctvom webového portálu http://www.itms.sk . Prístup na portál ITMS môžu získať všetci žiadatelia/prijímatelia pre programové obdobie 2007 – 2013. Prístup žiadateľov/prijímateľov do verejnej časti ITMS zabezpečí Datacentrum na základe žiadosti o aktiváciu užívateľského konta.

Podrobné informácie o získaní prístupu do verejného portálu ITMS s popisom možností jeho využitia sú uvedené v aktuálnej Príručke pre žiadateľa o NFP z ESF pre operačný program Vzdelávanie. Užívateľská príručka pre prácu s portálom ITMS sa nachádza na www.itms.sk.

Využitie ITMS:

Oprávnený užívateľ verejnej časti ITMS systému má umožnené :

- elektronické podanie žiadosti o NFP,

- získanie prehľadne usporiadaných informácií o stave procesov svojich projektov,

- ďalšie možnosti (pre prípad, že jeho žiadosť o NFP bola schválená).

· Náležitosti podania žiadosti o NFP

Žiadateľ vypracuje žiadosť o NFP vyplnením elektronického formulára žiadosti o NFP prostredníctvom verejného portálu ITMS. Následne po elektronickom odoslaní žiadosti o NFP cez portál ITMS žiadateľ cez aplikáciu vytlačí vyplnenú žiadosť o NFP v papierovom vyhotovení, ktorú podpíše a opečiatkuje. Žiadateľ zabezpečí fyzické doručenie (v papierovej forme) formulára žiadosti o NFP spolu so všetkými prílohami žiadosti o NFP v jednom origináli a v jednej kópii prostredníctvom kuriéra, poštovej prepravy (formou doporučenej zásielky) alebo osobne na adresu:

Agentúra Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR pre štrukturálne fondy EÚ

Sekcia implementácie operačného programu Vzdelávanie

Hanulova 5/B

841 01 Bratislava

Úradné hodiny podateľne ASFEU: pondelok až piatok od 8:00 do 16:00 hod. (obedňajšia prestávka trvá od 11:30 do 12:00 hod.)

a) kompletné vyplnenie formulárov, priloženie všetkých požadovaných príloh vrátane kópie

·         Úplné a dôsledné vyplnenie formulárov zo strany žiadateľa je prvým predpokladom toho, aby jeho žiadosť o NFP splnila podmienky kontroly formálnej správnosti žiadosti o NFP.

·         Ak predložená žiadosť o NFP nespĺňa formálne náležitosti žiadosti o NFP, ktorých overenie je predmetom overenia kritérií úplnosti žiadosti o NFP, žiadateľovi bude poštou zaslaná písomná Výzva na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP. Žiadateľ musí doručiť chýbajúce náležitosti v požadovanom množstve a v požadovanej forme v zmysle podmienok definovaných vo výzve do 7 kalendárnych dní od doručenia Výzvy na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP (t.j. od prevzatia doporučenej zásielky). Upozorňujeme, že pošta uloží Výzvu na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP na 5 kalendárnych dní.

Žiadateľ doručí chýbajúce náležitosti žiadosti o NFP osobne, kuriérom alebo poštou (rozhodujúci je dátum poštovej pečiatky).

Možnosť doplniť chýbajúce prílohy žiadosti o NFP sa nevzťahuje na dopĺňanie chýbajúcich celých formulárov:

1.      Žiadosti o NFP;

2.      Podrobného opisu projektu;

3.  Rozpočtu projektu, vrátane tabuľky „Predpokladané zdroje financovania oprávnených výdavkov projektu“⁽¹⁾

Umožnenie nápravy sa nevzťahuje na dopĺňanie povinných polí formuláru Žiadosti o NFP v zmysle ITMS a údajov o priamej cieľovej skupine v Podrobnom opise projektu (v časti C1 - „Cieľová skupina“ a v časti G2 pri každej hlavnej aktivite - „Podrobný popis aktivít“).

Žiadosti doručené v rozpore s niektorou z vyššie uvedených podmienok predkladania žiadostí o NFP nebudú akceptované a budú vylúčené zo schvaľovacieho procesu. 

Ostatné náležitosti žiadosti o NFP (ako kópia žiadosti o NFP, ostatné prílohy žiadosti o NFP, okrem tých na ktoré sa nevzťahuje dopĺňanie) je možné dopĺňať, pričom však musia byť použité predpísané formuláre, ktoré sú prílohou danej výzvy.

Do fázy odborného hodnotenia žiadostí o NFP postupujú iba tie žiadosti o NFP, ktoré splnili podmienky kontroly formálnej správnosti.

Odporúčame žiadateľovi využiť možnosť osobných konzultácií k príprave žiadosti o NFP ešte pred jej odoslaním, v termíne určenom  na základe rezervácie prostredníctvom Rezervačného systému na  www.asfeu.sk.

b) vypísanie všetkých požadovaných údajov na obale zásielky obsahujúcej žiadosť o NFP

Zásielku obsahujúcu formulár žiadosti o NFP so všetkými jej prílohami, je potrebné vložiť do uzavretého a nepriehľadného obalu s uvedením nasledovných údajov:

• názov a adresa žiadateľa o NFP,
• názov a adresa ASFEU,
• názov operačného programu: OP Vzdelávanie,
• názov projektu,
• kód výzvy, ku ktorej sa žiadosť o NFP vzťahuje,
• nápis „ ŽIADOSŤ O NFP “,
• nápis „ NEOTVÁRAŤ “.

c) termín doručenia žiadosti o NFP

Zásielka musí byť doručená najneskôr do termínu uzávierky výzvy tak, ako je stanovené vo výzve. Za dátum doručenia žiadosti o NFP do ASFEU v prípade jej osobného doručenia sa považuje deň jej fyzického doručenia v papierovej forme. V prípade predkladania žiadosti o NFP poštou/kuriérom sa za deň jej doručenia považuje deň odoslania papierovej verzie žiadosti o NFP na takúto prepravu. Žiadateľ zabezpečí, aby v prípade predkladania žiadosti o NFP poštou Slovenská pošta označila poštovú zásielku so žiadosťou o NFP odtlačkom pečiatky s dátumom odovzdania zásielky na poštovú prepravu a uchová si doklad (poštovú doručenku, potvrdenie kuriérskej služby).

V prípade, ak nie je doručenie žiadosti o NFP v súlade s podmienkami na predkladanie žiadostí o NFP vo výzve (napr. poškodený, resp. neuzavretý obal žiadosti o NFP, žiadosť o NFP doručená po termíne uzávierky výzvy), pracovník podateľne žiadosť o NFP neprevezme a v prípade doručenia žiadosti o NFP poštou alebo kuriérom ju bezodkladne vráti späť ako doručenú v rozpore s podmienkami stanovenými vo výzve a v sprievodnom liste identifikuje konkrétne porušenie podmienok stanovených vo výzve.

Žiadateľ o NFP dostane od ASFEU Potvrdenie o prijatí žiadosti o NFP iba v tom prípade, ak bola žiadosť o NFP doručená osobne do podateľne ASFEU. Ak bola žiadosť doručená prostredníctvom kuriéra alebo pošty, dokladom potvrdzujúcim doručenie je poštová doručenka, potvrdenie kuriérskej služby a podobne.