1. Musí byť stĺpec „predpokladaný rozsah práce v hodinách venovaných projektu ERDF“ v Personálnej matici v súlade so schváleným rozpočtom projektu? V akom vzťahu je personálna matica k časti D Opisu projektu (Dostupné personálne kapacity a infraštruktúra pre realizáciu projektu) Žiadosti o poskytnutie NFP? 

Personálna matica predkladaná po podpise zmluvy musí zohľadňovať aktuálny rozpočet, ktorý tvorí prílohu Zmluvy o poskytnutí NFP a zároveň musí zohľadňovať aj počty hodín uvedené v stĺpci „predpokladaný rozsah práce“ v časti D Opisu projektu Žiadosti o poskytnutie nenávratného finančného príspevku, nakoľko tieto boli predmetom hodnotenia odborného hodnotiteľa v procese schvaľovania žiadosti.

V prípade, ak je „predpokladaný rozsah práce“ v časti D Opisu projektu v rámci ŽoNFP zhodný s údajom uvedeným v rozpočte postupuje sa podľa príkladu 1.

V prípade, ak je „predpokladaný rozsah práce“ v časti D Opisu projektu v rámci ŽoNFP vyšší, ako údaj uvedený v rozpočte postupuje sa podľa príkladu 2.

Variant, kedy je „predpokladaný rozsah práce“ v časti D Opisu projektu v rámci ŽoNFP nižší, ako údaj uvedený v rozpočte je neprípustný. (Nesúlad má za následok neoprávnené výdavky).

Príklad 1:

tabuľka D Opisu projektu zo Žiadosti o NFP – 2000 hodín

rozpočet v Zmluve o poskytnutí NFP – 2000

Personálna matica – 2000

V Personálnej matici predkladanej po podpise Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku sa uvádza napríklad 2000 hodín v prípade, ak je v súlade spomínaná tabuľka D Opisu projektu zo Žiadosti o NFP s rozpočtom v Zmluve o poskytnutí NFP.

Príklad 2:

tabuľka D Opisu projektu zo Žiadosti o NFP – 2000 hodín

rozpočet v Zmluve o poskytnutí NFP – 1300

Personálna matica – 2000 (potrebné je špecifikovať, že 1300 hodín bude hradených

z rozpočtu projektu a zvyšné hodiny budú hradené z iných zdrojov).

Nakoľko bol predpokladaný rozsah práce súčasťou údajov, ktoré tvorili obraz projektu pri posudzovaní odborným hodnotiteľom, je nevyhnutné, aby v každom prípade bol predpokladaný rozsah práce dodržaný, bez ohľadu na to, koľko hodín z daného výkonu bude hradených z rozpočtu. Ak by táto podmienka nebola dodržaná, vznikol by nesúlad reálneho rozsahu odborných výkonov v rámci projektu realizovaných v porovnaní s výkonmi deklarovanými v rámci ŽoNFP, ktoré odborný hodnotiteľ pozitívne ohodnotil pridelením bodov za plánované výkony opodstatnené pri realizácii aktivít projektu vo vzťahu k jeho cieľom a odbornému zameraniu.

 2. Je potrebné po podpise zmluvy o NFP zaslať s personálnou maticou aj životopisy a súhlasy dotknutých osôb všetkých pracovníkov realizujúcich projekt ? 

Nie je to potrebné, v prípade že v Žiadosti o NFP uvedení pracovníci poskytli životopisy a súhlasy dotknutých osôb. V prípade zmien z akýchkoľvek príčin – zmena priezviska, zmena titulu, výmena pracovníka a pod. je potrebné dať aktuálny životopis a súhlas dotknutej osoby.

 3. Ako postupovať v prípade evidencie dochádzky, keď prijímateľ nemá vo svojej organizácii žiadnu evidenciu dochádzky? 

Je potrebné si zakúpiť dochádzkovú knihu minimálne pre projekt. ( Aj v prípade, že by sa do nej zapisovala iba jedna osoba)

 4. V personálnej matici musia byť uvedení aj zamestnanci partnerov ? 

V personálnej matici sa musia nachádzať všetci pracovníci, ktorí boli uvedení v ŽoNFP a v prípade, že žiadateľ uviedol len pozíciu je potrebné doplniť v priebehu realizácie projektu konkrétnu osobu a dodať jej životopis a súhlas dotknutej osoby.

 5. Môže byť:

a) vedecký, odborný pracovník súčasne aj projektový manažér, finančný manažér, monitorovací manažér ?

b) projektový manažér súčasne finančným a monitorovacím manažérom ?

c) manažér publicity súčasne monitorovacím manažérom.  

Áno, všetky tieto kombinácie sú možné v prípade, že boli uvedené v ŽoNFP.

 6. Môže byť manažér publicity súčasne manažérom pre verejné obstarávanie ? 

Áno je to možné. Manažér VO musí byť odborne spôsobilá osoba ( viď. príručka pre prijímateľa 7.3 časť V. bod a.)

 7. Do personálnej matice môžu zaradiť aj osobu ktorá je v ŽoNFP, ale nie je uvádzaná v rozpočte? 

Žiadateľ má uviesť aj pracovníkov, ktorých si bude uhrádzať z vlastných zdrojov, a ktorí boli uvedení v ŽoNFP. V personálnej matici je ale potrebné, aby prijímateľ vyplnil všetky relevantné kolónky (t.j. okrem čísla podpoložky v rozpočte). Žiadateľ si pracovníka musí hradiť z vlastných zdrojov. Vykonané práce sa budú vykazovať ako príloha k monitorovacej správe.

 8. Ako sa má uvádzať externý zamestnanec, ktorý je uvedený pod ekonomickou klasifikáciou 637 027 na dohodu o vykonaní práce, na dohodu o pracovnej činnosti (napr. doktorand) a na dohodu o brigádnickej činnosti, v personálnej matici? 

Uvádza sa ako interný zamestnanec so 100% podielom práce na ERDF práci.

 9. Je možné uhrádzať dvoch ľudí z jednej položky v rozpočte, keď v opise projektu a/ alebo rozpočte tak boli zadefinovaní ? 

Je možné.

 10. Je možné prerozdeliť peniaze v rozpočte v hlavnej položke z podpoložky na druhú podpoložku v rámci dvoch rôznych aktivít? (napr. z publicity na riadenie)? 

V zmysle príručky pre prijímateľa kapitola 6) nie je to možné realizovať. Zmeny je možné realizovať iba v rámci danej aktivity t.j. publicita a informovanosť, alebo v rámci aktivity riadenie a administrácia. Uvedené zmeny je potrebné relevantne odôvodniť. Nesmie dôjsť k zvýšeniu výdavkov určených na riadenie a administráciu projektu a na publicitu a informovanosť.

 11. Je možné, aby pracovník pracoval na súbežný pracovný pomer (trvalý pracovný pomer spolu s projektom) ? 

Je možné, aby pracovník pracoval na súbežný pracovný pomer, ale je potrebné, aby rozsah hodín uvádzal presne podľa realizácie t.j. 06.00 – 07.00 práca na projekte 08.00 – 15.30 iné činnosti mimo štrukturálnych fondov EU. Je potrebné rozdeliť na alikvotne časti práce na projekte a na inej činnosti mimo štrukturálnych fondov EÚ.

 12. Je možné, aby pracovník ktorý je uvedený pod ekonomickou klasifikáciou 637 027 na dohodu mohol pracovať na príkaznú zmluvu ? 

Nie je to možné, na danú ekonomickú klasifikáciu, príkazná zmluva (upravuje ju občiansky zákonník) je definovaná na ekonomickú klasifikáciu 637 004 všeobecné služby.

 13. Je možné v personálnej matici meniť jednotlivých pracovníkov ? 

Áno v odôvodnených prípadoch je možné vymeniť ľudí na uvedených pozíciách, ale nie je možné dopĺňať v personálnej matici nové pozície. V prípade zmeny v personálnej matici je potrebné informovať agentúru, resp. projektového manažéra a predložiť novu personálnu maticu.

 14. Môže mať zamestnanec u jedného zamestnávateľa viacero súbežných pracovných pomerov ? 

Je to možné, samozrejme v súlade so Zákonníkom práce, ale nesmie dôjsť k prekrývaniu výdavkov.