Žiadateľ o NFP by mal svoju pozornosť pred podaním žiadosti o NFP sústrediť predovšetkým na:

- obsah základných dokumentov,

- oboznámenie sa s podmienkami zadefinovanými vo výzve,

- prácu s verejným portálom IT monitorovacieho systému (ITMS).

Na prvý pohľad môže ísť o zdĺhavý proces spojený so získavaním značného objemu informácií, na strane druhej sa žiadateľ môže vyhnúť sklamaniu z prípadného neschválenia žiadosti o NFP z dôvodu formálnych nedostatkov. Vo výzve sú zadefinované prílohy k žiadosti o NFP, ktoré je možné od žiadateľa dodatočne vyžiadať v prípade, že ich zabudne k žiadosti o NFP priložiť. Je však potrebné zdôrazniť, že vyžiadaním doplnenia príloh sa celý schvaľovací proces zbytočne predlžuje.

· Dokumenty

Odporúčame žiadateľovi, aby sa pred podaním žiadosti o NFP oboznámil, v nadväznosti na zameranie predkladaného projektu, s operačným programom Výskum a vývoj, Programovým manuálom k operačnému programu Výskum a vývoj, metodickými predpismi a ďalšími informačnými materiálmi. Uvedené dokumenty umožnia potenciálnemu žiadateľovi o NFP z ERDF pochopiť ciele a priority týchto dokumentov, a tým mu zjednodušia vypracovanie projektu a oboznámia ho s procesom implementácie, oprávnenými aktivitami, ako aj výdavkami.

· Často kladené otázky (FAQ)

Žiadateľovi sa tiež odporúča pravidelne sledovať internetovú stránku www.asfeu.sk , nakoľko tu budú počas vyhlásenia výzvy priebežne zverejňované odpovede k najčastejšie kladeným otázkam.

· Oprávnenosť žiadateľa, predpokladaných aktivít a výdavkov

Žiadateľ sa prostredníctvom vyhlásenej výzvy oboznámi s jej konkrétnym zameraním a podmienkami, na základe ktorých predkladá žiadosť o NFP. Výzva obsahuje základné informácie, ktoré jednoznačne definujú začlenenie výzvy do programovej štruktúry, objem finančných prostriedkov, dátum zverejnenia a ukončenia výzvy a pod. Je potrebné zo strany žiadateľa podrobne si preštudovať jednotlivé kritéria výzvy tak, aby žiadateľ splnil všetky kritériá oprávnenosti. Žiadosti o NFP, ktoré nespĺňajú minimálne jedno kritérium oprávnenosti, budú z ďalšieho procesu vyradené.

Aktivity:

Operačný program je rozčlenený do prioritných osí, ktoré prispievajú k naplneniu stratégie NSRR. Prioritné osi sú rozpracované do opatrení, ktoré prostredníctvom rámcových aktivít identifikujú kľúčové disparity a faktory rozvoja podľa tematickej a územnej koncentrácie. Žiadateľ o NFP by si mal pred zostavením projektu starostlivo preštudovať skupiny oprávnených aktivít, ktoré presne špecifikujú oblasť podpory.

Výdavky:

Z hľadiska oprávnenosti výdavkov sú oprávnené len tie výdavky projektov, ktoré spadajú do vymedzeného obdobia oprávnenosti výdavkov a môžu byť spolufinancované zo štrukturálnych fondov. Dodržanie pravidiel oprávnenosti výdavkov je základným predpokladom pre bezproblémové čerpanie finančných prostriedkov.

· Prístup do verejného portálu ITMS

Informačno-technologický monitorovací systém (ďalej len „ITMS“) je centrálny informačný systém, ktorý prostredníctvom verejnej časti ITMS (ďalej aj „portál ITMS“) zabezpečuje komunikáciu so žiadateľom/prijímateľom.

Verejná časť ITMS je prístupná prostredníctvom internetového portálu http://www.itms.sk . Prístup na portál ITMS môžu získať všetci žiadatelia/prijímatelia pre programové obdobie 2007 – 2013. Prístup žiadateľov/prijímateľov do verejnej časti ITMS zabezpečí Datacentrum na základe žiadosti o aktiváciu užívateľského konta.

Podrobné informácie o získaní prístupu do verejného portálu ITMS s popisom možností jeho využitia sú uvedené v Príručke pre žiadateľa o NFP z Európskeho fondu regionálneho rozvoja. Užívateľská príručka pre prácu s portálom ITMS sa nachádza na internetovej stránke www.itms.sk.

Využitie ITMS:

Oprávnený užívateľ verejnej časti ITMS systému má umožnené :

- elektronické podanie žiadosti o NFP,

- získanie prehľadne usporiadaných informácií o stave procesov svojich projektov,

- ďalšie možnosti (pre prípad, že jeho žiadosť o NFP bola schválená).

· Náležitosti podania žiadosti o NFP

Žiadateľ vypracuje žiadosť o NFP vyplnením elektronického formulára žiadosti o NFP prostredníctvom verejného portálu ITMS. Následne po elektronickom odoslaní žiadosti o NFP cez portál ITMS žiadateľ cez aplikáciu vytlačí vyplnenú žiadosť o NFP v papierovom vyhotovení, ktorú podpíše a opečiatkuje. Žiadateľ zabezpečí fyzické doručenie (v papierovej forme) formulára žiadosti o NFP spolu so všetkými prílohami žiadosti o NFP v jednom origináli a v jednej kópii prostredníctvom kuriéra, poštovej prepravy (formou doporučenej zásielky) alebo osobne na adresu:

Agentúra Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR pre štrukturálne fondy EÚ

Sekcia implementácie operačného programu Výskum a vývoj

Hanulova 5/B

841 01 Bratislava

Úradné hodiny podateľne ASFEU: pondelok až piatok od 8:00 do 16:00 hod. (obedňajšia prestávka trvá od 11:30 do 12:00 hod.)

Kompletné vyplnenie formulárov, priloženie všetkých požadovaných príloh vrátane kópií

Úplné a dôsledné vyplnenie formulárov zo strany žiadateľa je prvým predpokladom toho, aby jeho žiadosť o NFP splnila podmienky kontroly formálnej správnosti žiadosti o NFP. Umožnenie nápravy sa nevzťahuje na informácie uvedené v žiadosti o NFP ani na úpravy v odborných prílohách určených konkrétnou výzvou. Náprava je možná len v prípade chýb formálneho, nie vecného charakteru (napr. nesprávny počet kópií). V tom prípade bude žiadateľ vyzvaný na doplnenie chýbajúcich náležitostí formou písomnej výzvy na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP, ktorá bude zaslaná poštou. Chýbajúce náležitosti žiadosti o NFP je potrebné doručiť osobne, kuriérom alebo doporučenou poštou na adresu ASFEU do 7 kalendárnych dní od doručenia (prevzatia) výzvy na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP žiadateľovi. Lehota na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP sa považuje za splnenú, ak žiadateľ chýbajúce náležitosti žiadosti o NFP doručí ASFEU osobne alebo ich odovzdá na prepravu prostredníctvom pošty alebo kuriéra, a to najneskôr v posledný deň uvedenej lehoty.

Do fázy odborného hodnotenia žiadostí o NFP postupujú iba tie žiadosti o NFP, ktoré splnili podmienky kontroly formálnej správnosti.

Odporúčame žiadateľovi využiť možnosť osobných konzultácií zameraných na predbežnú kontrolu formálnej správnosti predkladanej žiadosti o NFP a jej príloh ešte pred jej odoslaním, v termíne stanovenom v príslušnej výzve a na základe rezervácie prostredníctvom internetovej stránky www.asfeu.sk.

vypísanie všetkých požadovaných údajov na obale zásielky obsahujúcej žiadosť o NFP

Zásielku obsahujúcu formulár žiadosti o NFP so všetkými jej prílohami, je potrebné vložiť do uzavretého a nepriehľadného obalu s uvedením nasledovných údajov:

• názov a adresa žiadateľa o NFP,
• názov a adresa ASFEU,
• názov operačného programu: OP Výskum a vývoj,
• názov projektu,
• kód výzvy, ku ktorej sa žiadosť o NFP vzťahuje,
• nápis „ ŽIADOSŤ O NFP “,
• identifikátor žiadosti o NFP,
• nápis „ NEOTVÁRAŤ “.

termín doručenia žiadosti o NFP

Zásielka musí byť doručená najneskôr do termínu uzávierky výzvy tak, ako je stanovené vo výzve. Za dátum doručenia žiadosti o NFP do ASFEU v prípade jej osobného doručenia sa považuje deň jej fyzického doručenia v papierovej forme. V prípade predkladania žiadosti o NFP poštou/kuriérom sa za deň jej doručenia považuje deň odoslania papierovej verzie žiadosti o NFP na takúto prepravu.

Žiadateľ zabezpečí, aby v prípade predkladania žiadosti o NFP poštou Slovenská pošta označila poštovú zásielku so žiadosťou o NFP odtlačkom pečiatky s dátumom odovzdania zásielky na poštovú prepravu.

V prípade, ak nie je doručenie žiadosti o NFP v súlade s podmienkami na predkladanie žiadostí o NFP vo výzve (napr. poškodený, resp. neuzavretý obal žiadosti o NFP, žiadosť o NFP doručená po termíne uzávierky výzvy), pracovník podateľne žiadosť o NFP neprevezme a v prípade doručenia žiadosti o NFP poštou alebo kuriérom ju bezodkladne vráti späť ako doručenú v rozpore s podmienkami stanovenými vo výzve a v sprievodnom liste identifikuje konkrétne porušenie podmienok stanovených vo výzve.

Žiadateľ o NFP dostane od ASFEU Potvrdenie o prijatí žiadosti o NFP iba v tom prípade, ak bola žiadosť o NFP doručená osobne do podateľne ASFEU. Ak bola žiadosť doručená prostredníctvom kuriéra alebo pošty, dokladom potvrdzujúcim doručenie je poštová doručenka, potvrdenie kuriérskej služby a podobne.

Výber žiadostí o NFP

Cieľom tohto procesu je vykonať výber projektov, ktoré najvhodnejším spôsobom prispievajú k plneniu cieľov operačného programu Výskum a vývoj na základe posúdenia súladu žiadostí o NFP s výberovými kritériami schválenými Monitorovacím výborom pre operačný program Výskum a vývoj.

ASFEU môže pre účely výberu žiadostí o NFP zriadiť výberovú komisiu ako svoj poradný orgán. Výberová komisia pozostáva z nepárneho počtu, minimálne však z 5-ich členov s hlasovacím právom (odborníkov v závislosti od vecného zamerania operačného programu/prioritnej osi/opatrenia). Predsedom výberovej komisie je minister školstva, vedy, výskumu a športu SR alebo osoba ním menovaná. Zloženie, úlohy a spôsob rokovania výberovej komisie upravuje Štatút a Rokovací poriadok výberovej komisie, ktorý je zverejnený v príslušnej výzve.

Výberová komisia je na svojom zasadnutí informovaná o výsledkoch predchádzajúcich fáz procesu schvaľovania žiadostí o NFP a sú jej predložené výstupy z kontroly formálnej správnosti a odborného hodnotenia. Výberová komisia prijíma stanovisko k jednotlivým žiadostiam o NFP hlasovaním prítomných členov v súlade so Štatútom a Rokovacím poriadkom výberovej komisie a inštrukciou k aplikovaniu výberových kritérií.

Výberová komisia môže podporiť iba tie žiadosti o NFP, ktoré splnili podmienky odborného hodnotenia, t.j., ktoré dosiahli v rámci odborného hodnotenia aspoň minimálny stanovený celkový počet bodov a zároveň aj minimálny počet bodov stanovený pre jednotlivé skupiny hodnotiacich kritérií.

Výstupom výberu žiadostí o NFP je Záverečná správa z výberu žiadostí o NFP.

ASFEU písomne vyzve žiadateľa, ktorého žiadosť o NFP bude odporúčaná na schválenie, k predloženiu dokumentov preukazujúcich splnenie podmienok poskytnutia pomoci nahradzujúce čestné vyhlásenia predkladané v rámci žiadosti o NFP .

ASFEU na základe Záverečnej správy z výberu žiadostí o NFP a dokumentov preukazujúcich splnenie podmienok poskytnutia pomoci zaslaných žiadateľom, vypracuje pre jednotlivé žiadosti o NFP písomné Rozhodnutie o schválení žiadosti o NFP a písomné Rozhodnutie o neschválení žiadosti o NFP, čím rozhodne o ich schválení alebo neschválení.

Schválená výška NFP uvedená v Rozhodnutí o schválení Žiadosti o NFP je maximálna a nesmie byť zvýšená v priebehu realizácie projektu s výnimkou prekročenia najviac do výšky 1 EUR a to len z technických dôvodov na strane ASFEU. Toto ustanovenie je aj súčasťou zmluvy o poskytnutí NFP.

V prípade neschválenia žiadosti o NFP je ASFEU v rozhodnutí povinná uviesť dôvod neschválenia a možnosť vyzdvihnutia kópií žiadosti o NFP v ASFEU v stanovenom termíne. Kópie žiadosti o NFP, ktoré si žiadatelia nevyzdvihnú v stanovenom termíne, bude ASFEU uchovávať v súlade s postupmi pre uchovávanie dokumentov.

Proti Rozhodnutiu o schválení žiadosti o NFP nie je možné podať žiadosť o preskúmanie Rozhodnutia o schválení žiadosti o NFP. Rovnako nie je možné podať žiadosť o preskúmanie Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP z dôvodu nesplnenia niektorého z kritérií oprávnenosti alebo niektorého z kritérií úplnosti kontroly formálnej správnosti žiadosti o NFP, nakoľko ASFEU je povinná preskúmať Rozhodnutie o neschválení žiadosti o NFP na základe žiadateľom predloženej Žiadosti o preskúmanie Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP pri splnení nasledovných podmienok:

a) Žiadosť o preskúmanie Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP bola podaná proti posúdeniu splnenia výberových kritérií ( vo fáze kontroly formálnej správnosti žiadosti o NFP nedochádza k aplikácii výberových kritérií ),

b) Žiadosť o preskúmanie Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP musí byť odôvodnená a doručená ASFEU do 7 kalendárnych dní odo dňa doručenia Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP žiadateľovi.

Ak Žiadosť o preskúmanie Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP nespĺňa podmienky ustanovené §14 ods. 6 Zákona č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov ES a podmienkami uvedenými vyššie, ASFEU žiadosť odmietne. Odmietnutie Žiadosti o preskúmanie Rozhodnutia o neschválení žiadosti o NFP je konečné.

Všetci žiadatelia musia byť o schválení/neschválení žiadosti o NFP informovaní do 100 kalendárnych dní od konečného termínu na predkladanie žiadostí o NFP , pričom do tejto doby sa nezapočítava lehota na doplnenie chýbajúcich náležitostí žiadosti o NFP a lehota potrebná na predloženie dokumentov nahradzujúcich čestné vyhlásenia predkladané v rámci žiadosti o NFP a ich overenie. ASFEU zverejní informácie o schválených projektoch aj na svojej internetovej stránke (www.asfeu.sk) v štruktúre: názov žiadateľa, názov projektu, výška schváleného NFP.

Telefonicky sa informácie o schválení, resp. neschválení žiadosti o NFP neposkytujú.